Indkøb

Vi håndterer udbud, fælles- og forvaltningsaftaler, SKI-aftaler, compliance, driftscontrolling mm.

Indkøbskredsen er det øverste administrative beslutningsorgan relateret til indkøbsområdet i Københavns Kommune og er endeligt ansvarlig for optimering og koordinering af de samlede indkøbsaktiviteter i kommunen. Et tværgående samarbejde skal sikre en høj brugertilfredshed gennem de bedst mulige indkøbsaftaler, der sikrer de rigtige produkter i den rigtige kvalitet og pris.

Administrationen og udviklingen af indkøbsområdet i Købehavns Kommune varetages af Center for Indkøb, som bl.a. er ansvarlige for at drive og vedligeholde udbudsplanen og oversigten over Københavns Kommunes fællesaftaler, udarbejde kunde- og compliancerapporter til forvaltningerne, vedligeholde aftaler og kataloger samt gøre dem tilgængelige i indkøbsportalen og endvidere yde support.

Udbud

På varer og ydelser som findes i Netbutikken er der indgået indkøbsaftaler, som indkøbere i Københavns Kommunes er forpligtiget til at bruge.  Der findes tre forskellige former for aftaler hhv. fællesaftaler, forvaltningsaftaler og SKI-aftaler.

På hver aftale er der en aftaleansvarlig, som kan kontaktes, hvis brugeren har spørgsmål. Hvem der er den aftaleansvarlige fremgår af aftalebladet, som findes i Netbutikken.

For spørgsmål til aftaler og udbud kan brugere også kontakte Center for Indkøb på telefon

4015 0585 eller 2611 2757 og på mail okfindkob@okf.kk.dk

Fællesaftaler

Center for Indkøb er den udførende for størstedelen af fællesaftalerne (udbud, hvor brugerne af aftalerne er mere end én forvaltning). Enkelte aftaleområder er dog placeret i forvaltningerne. Dette er bestemt i forbindelse med administrationsplanen i 2012/2013.

Forvaltningsaftaler

Forvaltningerne er ansvarlige for forvaltningsaftaler, som netop kun vedrører brugerne i egen forvaltning. For forvaltningsaftaler er der krav om, at respektive forvaltninger orienterer indkøbskredsen. Har brugerne spørgsmål til forvaltningsaftaler kontaktes egen forvaltning.

SKI aftaler

Center for Indkøb er kontaktperson på SKI-aftaler og skal derfor inddrages, hvis forvaltningerne ønsker at afvige en Borgerrepræsentationsbeslutning om at bruge SKI-aftaler (forpligtende og ikke-forpligtende aftaler). Enhver afvigelse skal godkendes af Økonomiudvalget.

Brugere kan henvende sig om generelle spørgsmål til SKI-aftaler eller ønsker om afvigelse fra SKI-aftaler i Center for Indkøb.

Der findes ikke en aftale på den ønskede vare eller tjenesteydelse

Findes der ikke en aftale på den ønskede vare eller tjenesteydelse, kan Center for Indkøb kontaktes for hjælp til at vælge det bedste køb eller rådgive om, hvorvidt købet skal i udbud.

Indkøb

I løbet af 2017 implementeres Kvantum og den nye indkøbsportal gradvist i forvaltningerne. Indtil den enkelte forvaltning har implementeret Kvantum, købes der ind gennem Netbutikken som hidtil. Fra 2018 vil alle fælles-, forvaltnings- og SKI-aftaler vil være tilgængelige i kataloger i indkøbsportalen i Kvantum.

Spørgsmål og support

Har du tekniske spørgsmål til indkøbsportalen, kan brugeren rette henvendelse til Koncernservice på 70 80 80 00.

Har du spørgsmål til Københavns Kommunes aftaler, leverandører samt varer og tjenesteydelser kan brugeren rette henvendelse til Center for Indkøb på telefon 4015 0585 eller 2611 2757 og på mail okfindkob@okf.kk.dk.

[På baggrund af implementeringen af Kvantum, udarbejdes der en ny supportorganisation for at give bedre support til brugerne. Supportorganisationen er fortsat under afklaring, og derfor forventes dette afsnit ændret i efteråret 2017].   

Kunderapporter og compliance

Center for Indkøb vil i 2017 udarbejde en model for rapportering på indkøbsområdet. Center for Indkøb vil forelægge forvaltningsspecifikke kunde- og compliancerapporter til Økonomikredsen og forvaltningerne. Det er herefter forvaltningernes ansvar, at følge op på resultaterne i kunderapporten.

Driftscontrolling

Rekvirenter er selv ansvarlige for driftcontrolling på varemodtagelse, ordrematch, kvalitetskontrol mv. Ved vedvarende problemer med leverandør eller sortiment skal rekvirenten meddele dette til Center for Indkøb, som yder support med henblik på at støtte rekvirenten samt modtage og behandle feedback på leverandører og sortiment. Henvendelse rettes til Center for Indkøb.