Lokalisering af nye lejemål

Lokalisering af lejemål, bestillingsskema, indgåelse af lejekontrakt for kommunale lejemål og i det private marked (3.mandslejemål)

Henvendelser fra kunder om lokalisering af nye lejemål rettes altid til Team Ejendomsoptimering. Henvendelsen sendes samtidig CC til Københavns Ejendomme & Indkøb. Det gælder også, hvis der er tale om udvidelse af et eksisterende lejemål, eller nybyggeri.  

Team Ejendomsoptimering vurderer henvendelsen fra kunden. Hvis henvendelse drejer sig om andet end policy (porteføljestrategi) giver Team Ejendomsoptimering ansvaret videre for implementering til Københavns Ejendomme & Indkøb. Når en sag om lokalisering videregives til os, kontakter vi kunden for at aftale det videre forløb. 

Bestillingsskema

Inden kunden henvender sig om lokalisering, skal der udfyldes et bestillingsskema, som fås hos Team Ejendomsoptimering. Henvendelsen fra kunden indeholder desuden en behovsafdækning fx på baggrund af kapacitetsplanlægning. Team Ejendomsoptimering og Københavns Ejendomme & Indkøb deltager gerne i løbende dialog med kunden om behovsafklaringer, udfyldning af bestillingsskema m.v.

Det gør kunden
  • Kunden udfylder bestillingsskema, der fremsendes til Team Ejendomsoptimering med CC til Københavns Ejendomme & Indkøb. Bestillingsskemaet kan fås ved at sende en mail til Team Ejendomsoptimering på Nye-m2@okf.kk.dk.
  • Hvis lokaliseringen vedrører administrative arbejdspladser, skal kunden anvende de vedtagne arketyper for administrative medarbejdere i forhold til at estimere arealbehovet. Beskrivelse af arketyperne kan hentes ved en forespørgsel på mail Nye-m2@okf.kk.dk.
Det gør Team Ejendomsoptimering
  • Team Ejendomsoptimering vurderer om et lokaliseringsbehov indgår i det strategiske arbejde med ejendomsporteføljen. Såfremt der ikke er behov for yderligere strategisk koordinering, videregiver Team Ejendomsoptimering umiddelbart ansvaret for lokaliseringsopgaven til Københavns Ejendomme & Indkøb.  
Det gør Københavns Ejendomme & Indkøb
  • Københavns Ejendomme & Indkøb kontakter kunden med henblik på at aftale det videre forløb, herunder forventningsafstemning og tidsperspektiv.

Lokalisering af lejemål

Københavns Ejendomme & Indkøb kontrollerer kundens bestilling imod ledige arealer i egen portefølje og/eller identificerer mulige ledige lokaler i det private marked (tredjemandslejemål). De forskellige muligheder drøftes med kunden. Det er Københavns Ejendomme & Indkøbs ansvar at rådgive om mulighederne. Herefter tager kunden stilling til hvilke(t) lejemål, der skal arbejdes videre med.  

Det gør kunden
  • Kunden indgår i dialogen med Københavns Ejendomme & Indkøb.
  • Kunden beslutter hvilke(t) lejemål, som skal arbejdes videre med.
Det gør Københavns Ejendomme & Indkøb
  • Københavns Ejendomme & Indkøb indgår i dialog med kunden på baggrund af bestillingsskemaet. Her bliver kunden også rådgivet om de forskellige muligheder.
  • Københavns Ejendomme & Indkøb arrangerer eventuelle besigtigelser for kunden.

Indgåelse af lejekontrakt for kommunale lejemål

Hvis forvaltningens lokaliseringsbehov kan dækkes af et kommunalt lejemål og kunden er enig, udarbejder Københavns Ejendomme & Indkøb en intern lejeaftale, som sendes til kunden. Efter indgåelse af et kommunalt lejemål opkræves den interne kommunale leje samt det gældende administrationsbidrag af Københavns Ejendomme & Indkøb direkte hos kunden. 

Det gør kunden
  • Kunden bekræfter på mail, at lejemålet lejes.
  • Kunden oplyser organisationsnummer, områdenummer og kontonummer til lejeopkrævning.
  • Kunden og Københavns Ejendomme & Indkøb indgår i fælles dialog om eventuel istandsættelse af lejemålet, herunder hvordan dette skal udføres og finansieres.
Det gør Københavns Ejendomme & Indkøb
  • Når kunden har bekræftet, at lejemålet lejes, udarbejder Københavns Ejendomme & Indkøb intern lejeaftale, som sendes til kunden. 
  • Københavns Ejendomme & Indkøb opretter det nye lejemål i systemet og igangsætter opkrævning af leje og øvrige omkostninger direkte ved kunden.

Indgåelse af lejekontrakt for ledige lokaler i det private marked (tredjemandslejemål)

Ved indgåelse af lejekontrakt for et tredjemandslejemål forhandler Københavns Ejendomme & Indkøb, på vegne af kunden, med den pågældende udlejer. Forhandlingen sker ud fra det forhandlingsmandat, som er aftalt med kunden. Når der indgås tredjemandslejekontrakter, skal de altid godkendes af Borgerrepræsentationen og der skal altid deponeres midler i overensstemmelse med Lånebekendtgørelsen. Københavns Ejendomme & Indkøb indgår gerne i dialog med kunden om afdækning af deponering, politisk beslutning m.v.

Det gør kunden
  • Kunden aftaler og tilpasser løbende forhandlingsmandat med Københavns Ejendomme & Indkøb.
  • Kunden fremsender forventet tidsplan for politisk godkendelse til Københavns Ejendomme & Indkøb.
  • Kunden er ansvarlig for, at tilvejebringe den nødvendige økonomi til opfyldelse af kontrakten.
  • Kunden beregner størrelsen af deponeringsforpligtelsen og tilvejebringer midlerne.
  • Kunden udarbejder politisk indstilling til eget udvalg, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.
  • Kunden sender indstillingstekst til Københavns Ejendomme & Indkøb. Når den er endelig, kan Københavns Ejendomme & Indkøb afgive ejendomsfaglig udtalelse inden en politisk behandling i kundens udvalg. 
  • Kunden er ansvarlig for at sikre nødvendig brugerinddragelse i forhold til indretning af det nye lejemål.
  • Kunden bekræfter den fremlejekontrakt Københavns Ejendomme & Indkøb fremsender per mail til Københavns Ejendomme & Indkøb.
Det gør Københavns Ejendomme & Indkøb
  • Københavns Ejendomme & Indkøb forhandler med udlejer om kontraktvilkår (med mindre andet aftales med Københavns Ejendomme & Indkøb, har kunden ikke direkte dialog med den kommende udlejer). Kunden og Københavns Ejendomme & Indkøb kan aftale, at kunden deltager i forhandlingerne for at sikre, at der tages højde for de ønsker og krav til bygningen, som kunden har.
  • Københavns Ejendomme & Indkøb indgår lejekontrakt med udlejer.
  • Københavns Ejendomme & Indkøb sikrer, at de udbudsretlige regler overholdes (skræddersyet lejemål).
  • Københavns Ejendomme & Indkøb fremsender fremlejekontrakt til kunden (bilag til fremlejekontrakt er lejekontrakten).
  • Københavns Ejendomme & Indkøb udarbejder ejendomsfaglig udtalelse til brug for den politiske behandling.
  • Københavns Ejendomme & Indkøb indhenter fuldmagt for energidata fra kunden, som sikrer Københavns Kommune adgang til lejers energidata.

I tilfælde hvor lejekontrakten forpligter udlejer til at ombygge/indrette lejemålet inden overtagelsen, er Københavns Ejendomme & Indkøb i løbende dialog med kunden om fremdrift i byggesagen.

Københavns Ejendomme & Indkøb er ansvarlig for den kontraktuelle del af ombygningen og fx mangelafhjælpning. Kunden og Københavns Ejendomme & Indkøb aftaler ved indgåelse af lejekontrakten, hvordan det sikres, at udfordringer undervejs i byggesagen håndteres.