Planlægning og udførelse af vedligeholdelse

Læs om hvordan vi prioriterer, planlægger og udfører vedligeholdelse på den kommunale ejendomsportefølje.

Planlægning og udførelse af vedligeholdelse

Læs om hvordan vi prioriterer, planlægger og udfører vedligeholdelse på den kommunale ejendomsportefølje.

Københavns Ejendomme & Indkøb har ansvaret for at gennemføre vedligeholdelse af ejendommenes klimaskærm, basisinstallationer og befæstede arealer, jf. snitfladerne.

Prioritering af vedligeholdelsesindsats

Prioriteringen af vedligeholdelsesindsatsen baserer sig på en kategorisering af bygningerne. Kategoriseringen er udtryk for kommunens krævede kvalitetsmål for en given bygning.

Kategori

Bygningstype

  1. Skal fremstå meget velholdt

Rådhuset, Thorvaldsens museum

  1. Skal fremstå velholdt

Administration, brandstationer, daginstitutioner, dagtilbud, botilbud, flerbrugerejendomme, idrætsbygninger, kulturhuse og biblioteker, skoler og fritidshjem

  1. Skal fremstå velholdt med mindre mangler

Administration, brandstationer, daginstitutioner, dagtilbud, fritidshjem og klubber, idrætsbygninger, kulturhuse og biblioteker, svømmehaller, lagerbygninger. 

  1. Kan fremstå med betydelige mangler

Bolig, erhverv, lagerbygninger

  1. Kan fremstå nedslidt

Bunkers, skure, uopvarmede garager og wc-skure

Kategoriseringerne tager højde for:
  • Hvor meget bygningerne anvendes
  • Funktionalitet
  • Fredninger, bevaringsværdi
  • Totaløkonomiske betragtninger

For det andet baserer prioriteringen sig på, at det er en bygningsfaglig vurdering, der ligger til grund for prioritering af opgaverne. Det betyder, at det er de mest presserende opgaver ud fra en bygningsfaglig vurdering, der prioriteres. Herudover inddrages økonomiske hensyn og hensyn til brugerne i prioriteringen.

Bygningssyn

Der foretages bygningssyn på kommunens ejendomme, som registrerer hvilke vedligeholdelsesopgaver, der skal udføres over de næste ti år for at opnå og opretholde den ønskede stand.
Prioritering, planlægning og eksekvering sker løbende og følger ikke årshjul.
Spørgsmål til prioriteringen af vedligeholdelsesmidler eller spørgsmål til konkrete planer for vedligeholdelse og udførelse af vedligeholdelsesprojekter kan rettes til Københavns Ejendomme & Indkøbs Helpdesk. Kunder kan også rette henvendelse til servicechefen for netop deres forvaltning i Center for Kundeservice i Københavns Ejendomme & Indkøb.

Bestilling af opgaver

Københavns Ejendomme & Indkøb kan også tilbyde hjælp til rådgivning og udførelse af opgaver af vedligeholdelsesmæssig karakter. Københavns Ejendomme kan stå for udførelse, såfremt Københavns Ejendomme og Indkøb har kapacitet. Københavns Ejendomme og Indkøb kan altid vejlede om, hvor brugerne kan få hjælp til udførelse.
Henvendelser om bestillinger rettes til Helpdesk eller til servicechefen for netop deres forvaltning i Center for Kundeservice i Københavns Ejendomme & Indkøb.

Udførelse af vedligeholdelsesprojekter

Eksekvering af vedligehold

Når Københavns Ejendomme og Indkøb udfører vedligeholdelsesprojekter, kan det ske på flere måder. Vi kan fx udbyde opgaverne efter faggruppe, byområde, bygningskategori o.lign. Når opgaverne pakkes i større klumper før et udbud, får de bydende entreprenører større frihed til at planlægge selve udførelsen.

Efter en pakke er bestilt, vil den ansvarlige projektleder eller dennes rådgiver altid kontakte kunderne i de berørte ejendomme og informere om de kommende vedligeholdelsesprojekter.

Det gør Københavns Ejendomme og Indkøb
  • Vedligeholder Københavns Kommunes ejendomme iht. snitflader.
  • Sikrer at brugerne er informeret om omfang, tid og eventuelle ændringer undervejs.
  • Inddrager brugernes særlige behov, så udførelsen bliver så god og problemfri som muligt.
  • Inviterer til dialog mellem projektledelsen i Københavns Ejendomme & Indkøb, brugerne og de udførende entreprenører.
Det gør forvaltningerne
  • Bidrager med aktuel viden om til/fraflytninger, ombygninger eller andre planlagte projekter, der kan forstyrre udførelsen af vedligehold.
Det gør brugerne
  • Afsætter tid til møder med projektleder før og under projektet
  • Er behjælpelige med adgang til ejendommen for rådgivere, og håndværkere
  • Er indstillede på midlertidige ændringer, såsom afspærring med hegn til byggeplads, flytning af affaldsskure, opsætning af mandskabsskur o.lign.

Administration af energimærkeordningen

Københavns Ejendomme & Indkøb administrerer den lovpligtige energimærkeordning, som indebærer, at kommunale ejendomme energimærkes af en statsanerkendt konsulent hvert 10 år. Energimærkning er en form for bygningssyn med fokus på bygningens energiforbrug.

København Ejendomme energimærkede ejendommene i årene omkring 2009 og det er nu på tide at gøre det igen.

Derfor planlægges det at udbyde energimærkningen i en rammeaftale i 2019.  Den lovpligtige genmærkning af en stor del af ejendommene vil derfor komme til at foregå i perioden 2020-2023.

Det gør Københavns Ejendomme & Indkøb
  • Københavns Ejendomme & Indkøb har ansvaret for, at de kommunale ejendomme energimærkes efter lovgivningen på området hvert 10. år.
  • Når der skal udføres nye energimærkninger, er det Københavns Ejendomme & Indkøb, som kontakter energikonsulenten. Kunden kontaktes herefter af energikonsulenten for at aftale tidspunkt for besøg.
  • Københavns Ejendomme & Indkøb sender rapporten fra energikonsulenten frem til kunden senest 3 måneder efter besøget.
  • Københavns Ejendomme & Indkøb kan mod betaling fra kunden sørge for, at energikonsulenten giver lejer en udvidet præsentation af energimærket og en vejledning i driftsmæssige forbedringer, fx indstilling af varme- og ventilationsanlægs automatik.
  • Københavns Ejendomme & Indkøb kvalitetssikrer energispareforslagene i forbindelse med planlægning og udførelse af de konkrete forslag. De konkrete forslag gennemføres ikke systematisk, men energimærkerne anvendes som basis for fremtidige renoveringssager.
Det gør kunden
  • Kunden betaler udgiften til energimærkning gennem forbrugsregnskabet.
  • Kunden aftaler med energikonsulenten dag og tidspunkt for besøg.
  • Kunden forbereder energikonsulentens besøg. Det indebærer at:
    • Sørge for, at den energiansvarlige er til stede ved besøget
    • Sørge for, at energikonsulenten på besøget kan se seneste års udfyldte driftsmanualer, årsopgørelser fra forsyningsselskaber, oversigter, der viser det månedlige forbrug samt servicerapporter på energitekniske anlæg.
  • Den energiansvarlige på institutionen tager imod energikonsulenten og viser vedkommende rundt samt fremviser de fremfundne driftsmanualer, årsopgørelser, oversigter og servicerapporter.
  • Kunden bærer merudgiften ved manglende forberedelse af energikonsulentens besøg.
  • Hvis kunden beslutter at realisere energispareforslag fra energimærket inden for forvaltningernes ansvarsområder, skal de oplyse Københavns Ejendomme & Indkøb om det.
  • Kunden kan finde sit energimærke og information om ordningen på Ejendomsportalen.
  • Kunden kan rekvirere en liste fra Københavns Ejendomme & Indkøb over, hvilke kommunale ejendomme der er energimærket i hvilke år.
  • Kunden kan rekvirere en liste fra Københavns Ejendomme & Indkøb over energibesparende forslag fra energimærkningen.

Fuldmagter

Hvis en forvaltning eller institution ønsker at foretage en mindre ombygning, skal de søge en fuldmagt hos Københavns Ejendomme & Indkøb. Fuldmagten sikrer, at ansøgningen, afhængig af dens karakter, vil give tilsagn om opgavens udførelse eller mulighed for at søge myndighederne om tilladelse.
Ovenstående gælder også ved eventuelle ønsker om ændret brug af ejendommen.